Закупки в Китае под ключ: как это устроено и где риски

Купить у китайского завода напрямую кажется простым: нашли на площадке, написали, оплатили, ждём. На практике между «нашли» и «товар на полке» лежат два-три месяца, десяток решений и несколько мест, где можно потерять деньги или партию. Разбираем, как устроена закупка в Китае под ключ, что в ней делает агент, а что остаётся на вас, и как привезённое потом учитывать и продавать.

Как устроен цикл закупки

Один заказ у завода проходит примерно такие этапы:

1. Поиск и проверка поставщика. Завод или торговая компания, реальные ли производственные мощности, есть ли экспортный опыт, какие документы.
2. Образцы. Заказать, оплатить, дождаться, проверить руками. Без этого этапа большинство проблем всплывает уже на партии.
3. Согласование спецификации. Материал, размеры, упаковка, маркировка, допуски. Всё, что не записано, завод сделает по-своему.
4. Договор и предоплата. Обычно часть вперёд, остаток перед отгрузкой. Условия оплаты, сроки, ответственность за брак.
5. Производство. От недель до пары месяцев в зависимости от товара и загрузки завода.
6. Инспекция перед отгрузкой. Проверка партии на заводе: количество, качество, упаковка. Один из самых важных и чаще всего пропускаемых этапов.
7. Логистика. Консолидация, выбор способа доставки, страхование, документы.
8. Таможня и сертификация. Коды, пошлины, разрешительные документы под ваш товар. Требования проверяйте по действующим правилам, они меняются.
9. Приёмка на складе. Пересчёт, сверка с инспекцией, оприходование в учёт. Расхождения фиксируются сразу, пока есть основание для претензии заводу.

Где риски

• Не тот поставщик. Посредник, выдающий себя за завод, или завод без экспортного опыта. Деньги ушли, партия либо не та, либо её нет.
• Партия хуже образца. Классика: образец идеальный, партия из другого материала. Лечится инспекцией до оплаты остатка.
• Спецификация в переписке. Договорились в чате, завод понял иначе. Нужна письменная спецификация, согласованная обеими сторонами.
• Сроки. Праздники, загрузка завода, задержки на границе. Если срок поставки не заложен в планирование запасов, товар кончится раньше, чем приедет новая партия.
• Документы. Не хватило сертификата или неверный код, и партия стоит на таможне.
• Валюта и оплата. Курс между предоплатой и остатком, комиссии, способ перевода.

Каждый риск закрывается конкретным этапом из списка выше. Пропущенный этап это открытый риск. Ещё одно правило: не начинать с большой партии. Первая закупка у нового завода это способ проверить весь цикл на небольшом объёме, где ошибка стоит терпимо.

Что значит «под ключ»

Агент по закупкам берёт на себя ту часть цикла, для которой нужны присутствие в Китае, язык и опыт. Что остаётся вам, а что уходит агенту:

Наш клиент ZHONGSHI занимается именно закупками у китайских заводов под ключ: от поиска производителя до доставки на склад заказчика. Мы делали для них сайт, на котором эта цепочка объяснена заказчику по этапам, с формой заявки на расчёт. Другой кейс, FLACONRF, это оптовый магазин парфюмерного сырья, где закупки идут в том числе у зарубежных производителей, а сайт связан с МойСклад: остатки, цены и новые позиции обновляются на сайте автоматически. Оба проекта на странице кейсов.

Учёт: товар в пути и длинный срок поставки

Закупка в Китае меняет два правила учёта. Первое: товар, за который заплачено, но который ещё едет, это отдельный склад «в пути» в учётной системе. Он не продаётся с сайта, но виден в планировании: понятно, что придёт и когда. Второе: срок поставки в расчёте запасов теперь измеряется месяцами, и точка заказа сдвигается далеко вперёд. Заказывать следующую партию нужно, когда текущая ещё не распродана и наполовину. Как считать точку заказа и страховой запас, в статье про управление запасами. В МойСклад это заказы поставщикам с плановой датой прихода, склад «в пути» и отчёт, где видно, что кончится раньше, чем приедет. Настраиваем это в рамках внедрения МойСклад под ключ от 20 000 ₽, а если нужен постоянный присмотр за закупками, есть управление запасами от 15 000 ₽ в месяц.

Что закладывать в сроки и деньги

Сроки считайте с запасом на каждом этапе, а не только на производстве. Образцы с доставкой, согласование спецификации, ожидание слота у завода, инспекция, консолидация, дорога, таможня, приёмка. Каждый этап это дни или недели, и вместе они дают те самые два-три месяца, а перед китайскими праздниками и больше. Деньги тоже складываются не только из цены за штуку: образцы, инспекция, логистика, пошлины и оформление, комиссия агента, если работаете под ключ, и курсовая разница между предоплатой и остатком. Считайте себестоимость единицы на полке в России, а не цену на сайте завода, и сравнивайте её с ценой у местного поставщика. Иногда с учётом всех этапов разница оказывается меньше, чем казалось, и тогда выбор в пользу Китая делают из-за ассортимента или объёма, а не из-за цены.

Как продавать привезённое

Партия из Китая обычно большая, и продавать её нужно по нескольким каналам сразу: оптом, в розницу через сайт, на маркетплейсах. Для опта нужен сайт с прайсом по типам цен, личным кабинетом и заказом по прайсу, об этом в статье про B2B-сайт для оптовика. Для розницы и маркетплейсов нужны единые остатки, чтобы одна партия не продалась дважды. На сайте по подписке за 3 000 ₽ в месяц интеграции с МойСклад, 1С, Ozon и Wildberries подключаются по 500 ₽ в месяц каждая, и вся партия видна во всех каналах из одной цифры. Каталог при этом ведётся один раз: карточка товара заводится в МойСклад и оттуда уходит на сайт и на площадки, а не заполняется трижды.

Коротко

• Девять этапов от поиска завода до приёмки, и каждый пропущенный этап это открытый риск.
• Образцы, письменная спецификация и инспекция до оплаты остатка закрывают большинство проблем с качеством.
• «Под ключ» значит, что агент берёт на себя завод, инспекцию, логистику и таможню, а что и сколько закупать, остаётся за вами.
• В учёте: отдельный склад «в пути» и точка заказа с учётом срока поставки в месяцы.
• Продавать через несколько каналов из одних остатков: МойСклад плюс сайт с интеграциями.