Управление запасами: сколько закупать, чтобы не морозить деньги

Деньги малого магазина лежат не на счёте, а на полке. Закупили с запасом «чтобы точно хватило», и полгода эти коробки ждут покупателя, пока на новую партию ходового товара не хватает оборотки. Управление запасами это ответ на один вопрос: сколько и когда закупать, чтобы товар был в наличии, а деньги не морозились.

Две ошибки, которые обходятся дороже всего

Перезаказ: купили больше, чем продадите за разумный срок. Деньги лежат в товаре, склад занят, а к концу сезона приходится распродавать со скидкой. Недозаказ: товар кончился раньше новой поставки, клиенты ушли к тому, у кого есть, а на маркетплейсе карточка потеряла позиции. Обе ошибки растут из одного: закупка «на глаз» вместо закупки по цифрам. Как эти два состояния сменяют друг друга и почему это одна болезнь, разобрали в статье про дефицит и излишки.

Три цифры, без которых не посчитать

Для каждой позиции нужно знать три вещи:

1. Скорость продаж. Сколько штук уходит в день или в неделю. Берётся из истории продаж за последние несколько недель, не за год: сезон меняется.
2. Срок поставки. Сколько дней проходит от заказа поставщику до товара на полке. У местного оптовика это дни, у китайского завода недели и месяцы.
3. Страховой запас. Сколько держать сверх расчёта на случай, что продажи подскочат или поставка задержится. Для ходовых позиций больше, для редких меньше.

Дальше простая арифметика. Точка заказа: скорость продаж, умноженная на срок поставки, плюс страховой запас. Как только остаток опускается до этой цифры, пора заказывать. Объём заказа: сколько продадите за период между поставками, за вычетом того, что осталось и уже едет. Формула не требует программы, но требует, чтобы три цифры были честными. Ради этого и нужен учёт.

Пример расчёта

Возьмём одну позицию. Продаётся в среднем 3 штуки в день, поставщик привозит за 20 дней, страховой запас вы решили держать на 5 дней продаж, то есть 15 штук. Точка заказа: 3 умножить на 20, плюс 15, итого 75 штук. Пока на складе больше 75, ничего не делаете. Как только остаток опустился до 75, оформляете заказ. Сколько заказывать: если вы хотите делать заказ раз в месяц, нужно 3 умножить на 30, то есть 90 штук, минус то, что ещё в пути. Через 20 дней партия приедет, к этому моменту на полке останется примерно страховой запас, и цикл начнётся заново. Если продажи выросли до 5 в день, точка заказа сдвигается до 115, и это нужно заметить вовремя. Поэтому скорость пересчитывается регулярно, а не один раз.

Не всем товарам одинаковое внимание

Управлять сотнями позиций по формуле вручную невозможно, и не нужно. Разбейте каталог по вкладу в выручку и по стабильности спроса:

Такое деление снимает главную нагрузку: внимания требуют только группа A и новинки, остальное идёт по расписанию.

Как это считать в МойСклад

Таблица в Excel работает, пока позиций десятки. Дальше нужна учётная система, в которой продажи, приход и остатки уже собраны. В МойСклад для этого есть отчёты по оборачиваемости и по прибыльности товаров, минимальные остатки с уведомлением «пора заказать» и заказы поставщикам, в которых видно, что уже в пути. Мы настраиваем это в рамках внедрения МойСклад под ключ от 20 000 ₽: заводим группы A, B, C как признаки товара, ставим точки заказа по ходовым позициям и учим ответственного делать еженедельный обход.

Ритм: раз в неделю, один час

Управление запасами это не проект, а привычка. Рабочий ритм для небольшого магазина:

• Понедельник. Открыть отчёт: какие позиции упали ниже точки заказа, какие лежат без движения больше месяца.
• Сформировать заказы поставщикам по группе A и по тем позициям B, у которых подошёл срок.
• Проверить, что едет. Заказы в пути с датами прихода, задержки, о которых надо предупредить продажи.
• Раз в месяц пересчитать скорость продаж и передвинуть товары между группами: сезон меняет всё.
• Пятница. Проверить, что все приходы за неделю проведены, иначе понедельничный отчёт будет врать.
• Раз в квартал вывести позиции C, которые не продавались, и освободить деньги и полку.

Если срок поставки длинный, например при закупках в Китае, горизонт планирования сдвигается на месяцы, и цена ошибки растёт. Как это устроено, в статье про закупки в Китае под ключ.

Сезон, акции и новинки

Формула работает на стабильном спросе, а спрос редко стабилен. Перед сезоном скорость продаж берут не за последние недели, а за тот же период прошлого года, с поправкой на рост. Перед акцией или рекламной кампанией к расчёту добавляют ожидаемый всплеск, иначе реклама приведёт клиентов на пустую полку. Новинки заказывают маленькой партией и пересчитывают через месяц по фактическим продажам. Ещё одно правило: у поставщика есть минимальная партия, и если она больше вашего расчёта, честно посчитайте, за сколько дней вы её продадите и заморозятся ли деньги на этот срок. Иногда выгоднее не заводить позицию вовсе.

Когда отдать это на сторону

У собственника малого бизнеса еженедельный час на запасы часто съедается всем остальным. Тогда закупки снова становятся «на глаз», и цикл повторяется. Мы берём управление запасами на себя от 15 000 ₽ в месяц: следим за точками заказа, готовим заказы поставщикам на согласование, держим отчёт по замороженным деньгам и раз в месяц присылаем сводку, что лишнее и чего не хватит. Цифры при этом живут в вашем МойСклад, а не у нас. Как устроен сам МойСклад и что нужно для его внедрения, в статье про МойСклад для интернет-магазина.

С чего начать

• Выгрузите продажи за последние два-три месяца и посчитайте скорость по каждой позиции.
• Спросите у поставщиков реальный срок поставки, от заказа до полки, и запишите его в карточку товара.
• Разбейте каталог на группы A, B, C по вкладу в выручку.
• Поставьте точки заказа для группы A, для остальных расписание.
• Назначьте один час в неделю и одного человека, который за него отвечает.