Управленческий дашборд: цифры бизнеса на одном экране

Вопрос «как у нас дела» в малом бизнесе обычно требует получаса: открыть банк, CRM, учётную систему, рекламный кабинет, что-то пересчитать в таблице. Поэтому его задают раз в месяц, когда что-то уже пошло не так. Управленческий дашборд: это один экран, на котором те же цифры обновляются сами, и вопрос «как дела» занимает минуту утром. Ниже, что на него выводить, откуда брать данные и как не превратить его в ещё одну систему, которую никто не открывает.

Что такое дашборд и чем он не является

Дашборд не заменяет CRM, учёт или бухгалтерию. Он читает данные из них и показывает 8–10 главных чисел с динамикой. Его задача: за минуту ответить, всё ли в порядке, и если нет, то где. Детали смотрят уже в исходной системе.

Дашборд не отчёт для налоговой и не бухгалтерский баланс. Цифры в нём управленческие: сколько денег реально пришло и ушло, сколько заявок и заказов, сколько товара и на какую сумму лежит. Точность до рубля не нужна, нужна скорость и регулярность.

Ещё одно отличие от отчётов внутри CRM или учёта: дашборд сводит данные из разных систем в одну картину. Отдельно продажи и отдельно остатки вы и так видите, а вот «заявок стало больше, остатки по ходовым позициям кончаются, а деньги за рекламу уже потрачены» видно только на общем экране. Именно такие связки и позволяют принимать решения вовремя.

Какие показатели выводить

Ошибка номер один: вывести всё, что можно посчитать. Экран с сорока графиками не читают. Наш рабочий набор для малого бизнеса делится на четыре блока:

Каждый показатель показывается с динамикой: сравнение с прошлой неделей или месяцем. Абсолютное число само по себе ничего не говорит, отклонение говорит всё.

Правило одного экрана

Дашборд читают, если он помещается на один экран ноутбука или телефона без прокрутки. Из этого следуют практические ограничения:

• Не больше 10–12 чисел на главном экране. Остальное в детализацию по клику.
• Плохие отклонения подсвечены цветом. Утром взгляд должен упасть на то, что требует внимания, а не искать это.
• Один период по умолчанию, обычно неделя. Переключатель на месяц и день рядом.
• Числа, а не только графики. График показывает тренд, число отвечает на вопрос.
• Без ручного ввода. Если чтобы обновить дашборд, кому-то нужно заполнить таблицу, он умрёт через месяц.

Откуда берутся данные и что для этого нужно

Дашборд настолько хорош, насколько чисты данные в источниках. Если в CRM не заполняется источник заявки, стоимость заявки по каналам посчитать не получится. Если в МойСклад не проводятся отгрузки, остатки будут врать. Поэтому сборка дашборда обычно начинается с проверки трёх вещей:

1. CRM. Заявки попадают автоматически, источник и сумма заполнены, отказы с причинами. Какие отчёты для этого нужны в самой CRM, разобрали в статье про отчёты для руководителя.
2. Учёт. Остатки в одной системе, приход и расход проводятся в день события. Для магазина это обычно МойСклад, подробнее в материале про МойСклад для интернет-магазина.
3. Деньги. Выписка из банка подтягивается автоматически или хотя бы раз в день, поступления привязываются к сделкам.

Если один из источников не готов, дашборд собирают без него, а недостающий блок добавляют, когда данные появятся. Это нормальный путь: сначала деньги и продажи, потом товар и реклама.

Как дашборд встраивается в неделю

Экран сам по себе ничего не меняет. Работает ритуал вокруг него:

• Утро, 2 минуты. Руководитель смотрит подсвеченные отклонения. Если их нет, закрывает.
• Понедельник, 30 минут. Планёрка идёт по дашборду, а не по ощущениям. Каждое отклонение получает ответственного и срок.
• Начало месяца, час. Сравнение месяца с предыдущим, решения по рекламе, закупкам, найму.

Так дашборд становится частью системы управления, а не витриной. Именно это мы и называем прозрачностью: когда деньги, заявки и остатки видны каждый день, а не раз в квартал. Подробнее в статье «Прозрачность бизнеса».

Типичные ошибки

• Дашборд ради дашборда. Красивый экран без ритуала вокруг него. Через месяц его никто не открывает.
• Сорок показателей. Внимание размывается, отклонения не видны. Десять чисел с подсветкой работают лучше.
• Ручное обновление. Кто-то раз в неделю заполняет таблицу, потом заболел, и дашборд устарел. Только автоматические источники.
• Бухгалтерские цифры вместо управленческих. Выручка «по отгрузке» и прибыль «по документам» не отвечают на вопрос, сколько денег на счёте завтра. Для дашборда нужны деньги по факту.
• Нет ответственного за показатель. Если у числа нет человека, который отвечает за его изменение, число просто наблюдают.
• Доверять дашборду, не проверив источники. Первый месяц цифры стоит сверять с исходными системами вручную, иначе ошибка в интеграции станет «фактом».

Сколько стоит и как выглядит проект

Управленческий дашборд у нас стоит от 20 000 ₽ разово в рамках систематизации бизнеса. В проект входит: выбор показателей вместе с вами, подключение источников (CRM, МойСклад или 1С, банк, рекламные кабинеты), сборка экрана с подсветкой отклонений, доступ с телефона и первый месяц правок. Если данные в CRM или учёте не готовы, сначала приводим их в порядок: это отдельный этап, и его стоимость зависит от состояния систем. Внедрение самой CRM с воронкой и интеграциями смотрите на странице внедрения CRM.

Срок: обычно две-три недели от выбора показателей до рабочего экрана, если источники уже наполнены данными.

С чего начать

• Выпишите 8–10 чисел, которые вы сейчас ищете вручную, когда хотите понять, как дела.
• Для каждого укажите систему-источник и проверьте, что данные там заполняются без ручного ввода.
• Начните с блоков «деньги» и «продажи», товар и рекламу добавьте вторым шагом.
• Договоритесь о ритуале: утро 2 минуты, понедельник 30 минут, начало месяца час.
• Через месяц уберите с экрана всё, на что ни разу не посмотрели.