Синхронизация остатков: сайт, склад и маркетплейсы в одной цифре

Клиент оплатил на сайте, а товар вчера ушёл по Wildberries. Кладовщик говорит «на полке три», сайт показывает пять, Ozon показывает ноль. Каждая такая история это отменённый заказ, извинения и минус к рейтингу на площадке. Синхронизация остатков нужна не ради красивой схемы, а чтобы во всех каналах была одна и та же цифра, и она совпадала с полкой.

Откуда берётся расхождение

Остатки расходятся не потому, что кто-то ленится. Просто у каждого канала своя память:

• Сайт списывает товар при оплате, маркетплейс при сборке, а кладовщик в тетради при отгрузке. Три момента списания, три разные цифры.
• Приход от поставщика внесли на сайт, а на площадки забыли. Или наоборот.
• Возврат приняли на склад, но ни в один канал не вернули.
• Часть товара уехала на склад Ozon по FBO, а сайт продолжает считать её своей.
• Бракованные единицы лежат на полке и считаются в остатке.
• Менеджер «подправил» остаток в одном канале, чтобы закрыть спорный заказ, и забыл про остальные.

Чем больше каналов и людей, тем быстрее цифры расползаются. Через месяц ручной сверки никто уже не знает, какой цифре верить.

Одна цифра значит один источник правды

Синхронизация не в том, чтобы каналы сверяли друг друга. Она в том, чтобы ровно одна система знала правильный остаток, а все остальные читали из неё и сообщали ей о продажах. Такая система называется источником правды. Как правило, это МойСклад или 1С: там ведётся приход, инвентаризация, списание брака и резервы под оплаченные заказы. Сайт и маркетплейсы становятся витринами, которые показывают чужую цифру и не имеют права менять её сами. Правило простое: если остаток нужно поправить, это делается только в источнике правды. Любая правка в витрине будет перезаписана следующим обменом, и хорошо, если это так: значит, схема работает.

Что такое МойСклад для магазина и как его внедрить, подробно разобрали в статье про МойСклад для интернет-магазина.

Три схемы: кто источник правды

Первый вариант удобен на старте: заводите товары на сайте, а площадки получают остатки из него. Второй становится обязательным, как только появился второй склад или закупки, которые надо планировать. Третий рабочей схемой считать не стоит.

Как устроен обмен

Несколько вещей, которые важно понимать, чтобы синхронизация не разочаровала:

1. Резерв, а не списание. При заказе на сайте товар резервируется, доступный остаток уменьшается везде, а физическое списание происходит при отгрузке. Отмена заказа снимает резерв.
2. Задержка. Обмен идёт по расписанию или по событию, обычно от нескольких секунд до нескольких минут. В пиковые распродажи последнюю единицу всё же можно продать дважды, поэтому для ходовых позиций держат страховой остаток.
3. FBO это отдельный склад. Товар, уехавший на склад Ozon или Wildberries, не продаётся с сайта. В учётной системе он лежит на отдельном складе, и сайт его не видит. Разницу схем разбирали в статье FBS или FBO.
4. Брак и пересорт. Списываются отдельным документом, иначе будут висеть в доступном остатке.
5. Связка карточек. Товар на сайте, в МойСклад и на площадке должен иметь один артикул. Без этого обмен просто не поймёт, что списывать.

Что проверить после настройки

Интеграция считается рабочей не когда она включена, а когда прошла тесты. Проверяем на одном товаре с известным остатком:

• Заказ на сайте: остаток уменьшился в МойСклад и на площадках в течение нескольких минут.
• Отмена заказа: остаток вернулся везде.
• Заказ на Wildberries: остаток уменьшился на сайте и на Ozon.
• Приход от поставщика в МойСклад: цифра выросла во всех каналах.
• Изменение цены в учётной системе: цена поменялась на сайте.
• Товар с остатком ноль: на сайте показывается «нет в наличии», а не пропадает из каталога.

На сайте по подписке интеграции с МойСклад, 1С, Ozon и Wildberries стоят по 500 ₽ в месяц каждая, и эти тесты мы проходим вместе с вами при подключении.

Как понять, что синхронизация живёт

Интеграция может тихо остановиться: истёк токен, площадка поменяла API, кто-то переименовал склад. Поэтому за ней нужен присмотр. Минимум: раз в неделю сверять три-пять ходовых позиций между полкой и системой. Лучше: вывести на управленческий дашборд время последнего успешного обмена по каждому каналу и число заказов с отменой по причине «нет товара». Если второе число растёт, синхронизация сломалась раньше, чем кто-то это заметил. Про то, какие ещё цифры держать перед глазами, в статье про управленческий дашборд.

Частые вопросы

Можно ли синхронизировать без МойСклад и 1С?

Можно, если сайт становится источником правды: остатки ведутся в его админке, а маркетплейсы получают их из сайта. Это работает при небольшом каталоге и одном складе. Как только появляются закупки, которые надо планировать, возвраты и второй склад, сайту не хватает инструментов учёта, и переезд в учётную систему становится вопросом времени.

Что будет с остатком, если клиент оплатил, а потом отменил?

Резерв снимется, и доступный остаток вернётся во все каналы. Важно, чтобы отмена оформлялась в системе, а не устно: заказ, который «отменили по телефону», но не закрыли, держит резерв и прячет товар от других покупателей.

Как быть с товаром, который есть и на своём складе, и на FBO?

Это два склада с отдельными остатками. Сайт и FBS-продажи смотрят на свой склад, FBO-продажи списывают со склада площадки. В учётной системе видны оба, и при планировании закупок они складываются.

Как часто нужно делать инвентаризацию?

Полную раз в квартал или полгода, выборочную по ходовым позициям раз в неделю. Синхронизация переносит цифры между системами, но не исправляет расхождение между системой и полкой. Его находит только пересчёт.

Коротко

• Выберите один источник правды: сайт на старте, МойСклад или 1С при нескольких складах и каналах.
• Сведите артикулы: один товар, один код во всех системах.
• Заведите отдельные склады для FBO и для брака.
• Подключите интеграции и прогоните шесть тестов из списка выше.
• Раз в неделю сверяйте ходовые позиции с полкой и следите за отменами «нет товара».