МойСклад для интернет-магазина: что даёт и как внедрить

Магазин растёт, а остатки живут в Excel, в голове кладовщика и в трёх кабинетах маркетплейсов. Покупатель оплатил товар, которого уже нет, менеджер звонит извиняться, а вечером вы сводите продажи вручную. МойСклад закрывает именно эту дыру: один список товаров, одни остатки, одни заказы, а сайт и площадки берут данные оттуда.

Что МойСклад делает для магазина

Это облачная учётная система для торговли. Не бухгалтерия и не CRM, а именно учёт товара и денег вокруг него. Основные вещи, которые вы получаете:

• Единый каталог. Товары, артикулы, штрихкоды, фото, цены и себестоимость в одном месте. Отсюда карточки уходят на сайт и на маркетплейсы.
• Остатки по складам. Сколько лежит на вашем складе, сколько уехало на склад Ozon, сколько зарезервировано под оплаченные заказы.
• Заказы покупателей. Заказ с сайта, с Wildberries или из мессенджера попадает в один список со статусами: новый, собран, отправлен, доставлен.
• Закупки. Заказы поставщикам, приёмка, расхождения. Видно, что заказано и ещё не приехало.
• Документы. Отгрузки, возвраты, счета, накладные. Печать в один клик.
• Отчёты. Прибыльность по товарам, оборачиваемость, обороты по складам, кто из менеджеров сколько продал.

Главная ценность не в отдельных функциях, а в том, что все каналы продаж смотрят в одну цифру остатка. Продали последнюю коробку на сайте, и через несколько минут её нет на Ozon.

Когда пора внедрять

Пока у вас двадцать товаров и пять заказов в день, Excel справляется. Признаки, что пора переезжать:

1. Хотя бы раз в неделю вы продаёте товар, которого нет, или отказываете покупателю, потому что «вроде был, надо проверить».
2. Продаёте больше чем в одном канале: сайт плюс маркетплейс, или два маркетплейса.
3. Не можете быстро ответить, какой товар приносит прибыль, а какой лежит мёртвым грузом.
4. Закупки делаете «на глаз», и склад то пустой, то забит.
5. Появился второй человек, который принимает заказы, и вы перестали видеть общую картину.

Если совпали два пункта, учётная система окупится за счёт одних только не сорванных заказов и не замороженных денег. Отдельный сигнал: вы боитесь уехать в отпуск, потому что без вас никто не знает, что где лежит и что заказано.

Как МойСклад связывается с сайтом и площадками

Схема одна: МойСклад источник правды, остальные каналы читают из него и пишут в него.

Маркетплейсы к МойСклад подключаются штатно. Сайт подключается по API: на сайте по подписке интеграция с МойСклад стоит 500 ₽ в месяц и входит в поддержку. Как именно выглядит обмен остатками между сайтом, складом и площадками, разобрали в статье про синхронизацию остатков.

Этапы внедрения

Внедрение МойСклад это не «зарегистрировались и работаем». Порядок, по которому идём мы:

1. Аудит. Откуда сейчас берутся товары и остатки, какие каналы продаж, кто и что делает с заказом. Один-два разговора.
2. Структура справочника. Группы товаров, характеристики (размер, цвет, объём), единицы измерения, склады. Ошибка здесь потом стоит дороже всего.
3. Загрузка каталога. Из Excel, с сайта или с маркетплейса. Сверка дублей, артикулов, штрихкодов.
4. Инвентаризация. Пересчитали реальный склад и ввели стартовые остатки. Без этого система будет врать с первого дня.
5. Интеграции. Подключили сайт, Ozon, Wildberries, кассу. Проверили на тестовых заказах, что остатки списываются в обе стороны.
6. Роли и обучение. Менеджеру одно, кладовщику другое, собственнику отчёты. Полчаса на каждого и короткая памятка.
7. Две недели сопровождения. Первые вопросы всегда есть: как оформить возврат, как провести брак, как добавить новый склад.

По срокам это обычно две-три недели, если каталог до пары тысяч позиций.

Типичные ошибки при внедрении

• Начать без инвентаризации. Загрузили остатки «примерно из Excel», и через месяц никто системе не верит.
• Один склад на всё. Товар на FBO, товар в пути от поставщика и товар на полке смешаны в одну цифру. Нужны отдельные склады.
• Отдельные товары вместо модификаций. Футболка в пяти размерах это один товар с модификациями, а не пять товаров. Иначе на площадках карточки не свяжутся.
• Оставить старый Excel «на всякий случай». Пока есть два источника, правды нет ни в одном.
• Не назначить ответственного. Система живёт, пока кто-то отвечает за приёмку и списание. Иначе через квартал остатки опять разойдутся.

Нужна ли ещё и CRM

МойСклад хорошо ведёт заказы, но слабо ведёт клиентов: переписку, напоминания, повторные касания. Если у вас магазин с быстрыми заказами, МойСклад закрывает почти всё. Если продажи длинные, с переговорами и согласованиями, поверх ставят amoCRM или Битрикс24, а МойСклад остаётся складом. Как выбрать связку, разобрали в статье про выбор CRM. Внедряем и то и другое, связка настраивается так, чтобы заказ из CRM попадал в МойСклад без повторного ввода.

Как это выглядит на практике

Утро. Менеджер открывает МойСклад и видит заказы за ночь: два с сайта, пять с Wildberries, один из Telegram. Все в одном списке, у каждого статус «новый». Он проверяет оплату, ставит «в сборку», и кладовщик на планшете получает задание с составом заказа и ячейкой на полке. Собрал, отсканировал штрихкоды, поставил «отгружен». Клиенту ушло уведомление, остаток списался, и на сайте и площадках цифра уменьшилась сама. Днём приехала партия от поставщика: кладовщик проводит приёмку по заказу поставщику, расхождения видны сразу, остаток вырос во всех каналах. Вечером собственник открывает отчёт: сколько продали, какая прибыль по товарам, что упало ниже минимального остатка и пора заказывать. Ни одной таблицы, ни одного звонка «а сколько у нас осталось». Так это работает, когда справочник заведён правильно и приёмка проводится в день прихода. Если хотя бы одно из двух не соблюдается, система быстро превращается в ещё одну таблицу, которой не верят.

Сколько это стоит

МойСклад под ключ у нас от 20 000 ₽: аудит, структура, загрузка каталога, интеграции, обучение и две недели сопровождения. Тариф самого МойСклад оплачивается отдельно, он зависит от числа пользователей и складов, актуальные цены смотрите на сайте сервиса. Интеграция с сайтом по подписке 500 ₽ в месяц. Если хотите, чтобы кто-то следил за закупками и остатками постоянно, есть управление запасами от 15 000 ₽ в месяц.

С чего начать

• Выпишите все каналы, где вы продаёте, и все места, где лежит товар. Это будущие склады в системе.
• Соберите каталог в одну таблицу: артикул, название, характеристики, штрихкод, себестоимость, цена.
• Назначьте день инвентаризации и человека, который будет отвечать за остатки.
• Решите, что подключать первым: сайт или маркетплейс. Обычно тот канал, где чаще срываются заказы.
• Пришлите нам список каналов и примерное число товаров, скажем срок и точную цену внедрения.