Дефицит и излишки на складе: как найти баланс

Одни и те же полки: одного товара нет уже вторую неделю, и клиенты уходят, а другого лежит на полгода вперёд, и деньги за него уже не вернуть. Дефицит и излишки кажутся противоположными проблемами, но лечатся одинаково, потому что растут из одной причины: закупка без цифр.

Почему это одна болезнь

Цикл обычно такой. Товар кончился, клиенты ругаются, менеджер в панике заказывает вдвое больше, «чтобы больше не было». Партия приезжает, спрос к тому времени остыл, и половина лежит. Деньги заморожены, на ходовые позиции оборотки не хватает, и они кончаются. Круг замкнулся. Пока закупка реагирует на эмоции, а не на скорость продаж и срок поставки, склад будет качаться между пустым и забитым. Второй источник качелей: разные люди. Закупщик видит цену и скидку за объём, продавец видит пустую полку, собственник видит счёт. Пока у них нет общей цифры, каждый решает свою задачу, и склад страдает от всех трёх. Про то, как считать закупку по цифрам, в статье про управление запасами.

Откуда брать цифры

Расчёт запаса в днях требует двух вещей: продаж по каждой позиции за период и текущего остатка. Если у вас МойСклад или 1С, обе цифры уже там, и отчёт по оборачиваемости строится за минуту. Если учёта нет, продажи придётся собрать из отчётов сайта и кабинетов маркетплейсов, а остатки пересчитать руками. Это займёт день, но его стоит потратить: без этих цифр весь разговор о балансе остаётся разговором. Заодно станет ясно, что учётная система нужна не «для порядка», а чтобы такой отчёт был доступен каждую неделю, а не раз в год после инвентаризации.

Чем дороги дефицит и излишки

Дефицит

• Потерянные продажи. Клиент, который не нашёл товар, редко ждёт. Он покупает у соседа.
• Позиции на маркетплейсах. Карточка с нулевым остатком теряет место в выдаче, и после прихода товара его приходится возвращать.
• Реклама впустую. Если объявления ведут на товар, которого нет, бюджет сгорает.
• Отменённые заказы. Продали на сайте то, чего нет на складе, и теперь извиняетесь. Как этого избежать, в статье про синхронизацию остатков.
• Срочные закупки. Дозаказ маленькой партией с наценкой и дорогой доставкой.

Излишки

• Замороженные деньги. Каждая лишняя коробка это оборотка, которая не работает.
• Хранение. Аренда, стеллажи, время на инвентаризацию. Чем больше склад, тем больше ошибок в учёте.
• Уценка. Сезонный и скоропортящийся товар в конце концов продаётся ниже себестоимости или списывается.
• Порча и потери. Долго лежащий товар теряет вид, упаковку, срок годности.
• Слепота. На фоне гор товара не видно, чего на самом деле не хватает.

Как понять, где вы сейчас

Возьмите остатки и продажи за последние два-три месяца и посчитайте по каждой позиции, на сколько дней хватит текущего остатка при нынешней скорости продаж. Дальше разложите по группам:

Обычно такая таблица удивляет: дефицит сидит в десятке ходовых позиций, а излишки размазаны по сотне редких. То есть деньги заморожены там, куда никто не смотрит.

Условный пример разбора

Магазин товаров для животных, около четырёхсот позиций. После разбора по запасу в днях картина такая: восемь ходовых позиций кончаются раньше срока поставки каждую вторую неделю, а на полке лежит запас редких аксессуаров на полгода вперёд. Деньги заморожены в том, что никто не продвигает, а не хватает того, что продаётся само. Решение занимает месяц: по восьми позициям ставятся точки заказа и страховой запас, аксессуары собираются в наборы с ходовыми товарами и выходят на сайт с акцией, десяток позиций без продаж за год списывается. Склад не меняется по площади, но перестаёт качаться между пустым и забитым, а освободившиеся деньги уходят в следующую партию ходового товара.

Что делать с излишками

1. Перестать заказывать. Очевидно, но автозаказ и привычка «заодно» часто продолжают докупать то, что и так лежит.
2. Наборы. Медленный товар в комплекте с ходовым продаётся быстрее, чем со скидкой.
3. Акция на сайте. Раздел «распродажа», рассылка по своей базе, промокод в заказ. На маркетплейсе скидку съест комиссия, на своём сайте она ваша.
4. Вернуть или обменять у поставщика. Многие соглашаются, если товар в упаковке и вы постоянный клиент.
5. Списать и забыть. Если товар не продаётся год, он уже ничего не стоит. Место и внимание дороже.

Что делать с дефицитом

1. Найти реальный срок поставки. Не «обычно неделя», а по последним пяти поставкам. Часто он вдвое больше, чем думали.
2. Поставить точку заказа для ходовых позиций и уведомление в учётной системе, когда остаток до неё опустился.
3. Страховой запас для ходовых позиций: ошибка в лишней коробке ходового товара дешевле, чем пустая полка.
4. Второй поставщик. Для десяти самых важных позиций знать, у кого купить, если основной задерживает.
5. Честный сайт. Показывать «нет в наличии» и «под заказ» вместо продажи того, чего нет.

Как удержать баланс

Баланс держится не разовой уборкой склада, а тремя правилами. Первое: один источник правды по остаткам, обычно МойСклад, где приход и продажи сходятся в одной цифре. Второе: еженедельный час на отчёт по запасу в днях, с ответственным человеком. Третье: цифры перед глазами, а не в отчёте, который никто не открывает. Четвёртое, необязательное, но полезное: раз в квартал смотреть, какие позиции попали в излишек второй раз подряд, и решать, нужны ли они в ассортименте вообще. Мы собираем для этого управленческий дашборд от 20 000 ₽: замороженные деньги, позиции ниже точки заказа и мёртвый запас на одном экране. Как вообще видеть бизнес каждый день, в статье про прозрачность бизнеса.

Коротко

• Дефицит и излишки одна проблема: закупка без цифр. Лечить нужно причину, а не полку.
• Посчитайте запас в днях по каждой позиции и разложите на четыре группы.
• Излишки: перестать заказывать, наборы, акция на своём сайте, возврат поставщику.
• Дефицит: реальный срок поставки, точка заказа, страховой запас по ходовым.
• Один источник остатков, один час в неделю, один ответственный.