Чеки по 54-ФЗ при онлайн-оплате: как это работает на сайте

Подключили эквайринг, деньги приходят, а чеков покупатели не получают. Так выглядит самая частая ошибка малого интернет-магазина. Закон 54-ФЗ о применении контрольно-кассовой техники требует выдавать чек при каждом расчёте с физическим лицом, включая оплату картой на сайте, по СБП и через платёжные сервисы. Чек при этом электронный: он уходит на почту или телефон покупателя и одновременно в налоговую через оператора фискальных данных. Ниже разбираем, как это устроить на сайте без бухгалтерского тумана.

Кому нужна касса при онлайн-оплате

По общему правилу касса нужна любому ИП или организации, которые принимают оплату от физических лиц, в том числе через сайт. Форма оплаты роли не играет: карта, СБП, электронный кошелёк, рассрочка через сервис. Исключения в законе есть, но они узкие и меняются, поэтому по умолчанию считайте, что чек нужен.

Отдельно стоят самозанятые: они не применяют кассу, а формируют чек в приложении «Мой налог» и отправляют его покупателю. Если вы платите налог на профессиональный доход, кассовый аппарат вам не нужен, но чек из приложения обязателен по каждой оплате. При расчётах между организациями по безналу с расчётного счёта касса тоже не применяется, но интернет-магазин обычно работает с людьми.

Три способа выбивать чеки на сайте

Во всех вариантах сайт должен передавать в кассу состав заказа: наименование каждой позиции, цену, количество, ставку НДС или её отсутствие, способ расчёта. Чек «Оплата заказа №123» одной строкой требованиям не отвечает. Поэтому связка «корзина, оплата, чек» настраивается вместе, о чём мы подробно писали в статье про подключение онлайн-оплаты.

При выборе варианта задайте платёжному сервису или оператору кассы три вопроса: передаются ли позиции заказа из корзины автоматически, формируется ли второй чек при выдаче товара, кто отвечает за чек возврата. Ответы должны быть в договоре, а не на словах менеджера. Стоимость аренды облачной кассы и услуг ОФД у сервисов своя, сравнивайте её с объёмом заказов: при десятке продаж в месяц схема через платёжный сервис обычно проще.

Как чек доходит до покупателя

При оплате на сайте покупатель указывает почту или телефон, эти данные передаются вместе с платежом. После успешной оплаты касса формирует чек и отправляет его на указанный контакт. Обычно письмо приходит от оператора фискальных данных или платёжного сервиса, а не с вашего адреса. Стоит предупредить об этом покупателя на странице «Спасибо за заказ», чтобы не было вопросов «пришло письмо от незнакомой компании».

Поле для контакта в форме оплаты должно быть обязательным. Если покупатель его не заполнил, чек отправлять некуда, и это уже ваша проблема. На сайтах, которые делаем мы, почта или телефон запрашиваются на шаге оформления заказа, до оплаты, и уходят в кассу автоматически.

Что должно быть в чеке, тоже стоит проверить один раз: название продавца и ИНН, позиции с ценами, форма расчёта, система налогообложения, адрес сайта, QR-код для проверки в приложении ФНС. Если чего-то не хватает, это настройка кассы, а не сайта, но найти ошибку проще всего через тестовый заказ на собственном сайте.

Предоплата, доставка и возврат: сколько чеков

Здесь чаще всего путаются. Если покупатель оплатил заказ на сайте, а товар получил через несколько дней, формально это два расчёта: аванс и передача товара. В чеке на аванс указывается признак способа расчёта «предоплата», при передаче товара выбивается чек с признаком «полный расчёт» с зачётом аванса. Многие облачные кассы и платёжные сервисы умеют формировать второй чек автоматически при смене статуса заказа на «доставлен».

• Оплата при получении курьеру: чек выбивает тот, кто принимает деньги. У курьерской службы это её касса, у вашего курьера ваша.
• Возврат денег покупателю: нужен чек с признаком «возврат прихода», сумма и позиции должны совпадать с исходным чеком.
• Частичный возврат: чек возврата только на возвращённые позиции.
• Оплата через маркетплейс: чек выбивает маркетплейс, к сайту это не относится.

Точные признаки расчёта и порядок их применения проверяйте в разъяснениях ФНС: они уточняются, и настройки кассы должны им соответствовать.

Что писать в оферте и на сайте

В оферте стоит одной фразой описать, что чек направляется на указанную покупателем почту или телефон, и что покупатель обязан указать действующий контакт. Это снимает споры «мне не пришёл чек». Как составить оферту, читайте в статье о публичной оферте для магазина. На странице оплаты полезно короткое пояснение, от кого придёт чек. Если у вас есть и офлайн-точка, и сайт, чеки по ним идут с разных касс, но система налогообложения в чеке должна совпадать с реальной в обоих случаях.

Что грозит за отсутствие чека

Расчёт без применения кассы это административное нарушение. Штраф считается от суммы расчёта, проведённого без чека, для организаций он выше, чем для ИП, а при повторном нарушении на крупные суммы возможно приостановление деятельности. Точные размеры смотрите в КоАП и на сайте ФНС. Практика такова: налоговая видит поступления на счёт по эквайрингу и сверяет их с данными ОФД. Расхождение находится без выездной проверки. Покупатель тоже может проверить чек в приложении ФНС и пожаловаться, если чека нет: таких обращений становится больше, потому что проверка занимает секунду.

Что делаем мы

При запуске интернет-магазина онлайн-оплата подключается от 5 000 ₽ разово, а в подписке эквайринг это интеграция за 500 ₽ в месяц. В обоих случаях мы настраиваем передачу состава заказа в кассу или платёжный сервис, чтобы чек уходил с позициями, а не одной строкой. Документы вокруг оплаты: оферта, политика, согласия, входят в юридическую проверку сайта от 10 000 ₽. Общий план запуска магазина есть в статье об интернет-магазине с нуля.

Коротко

• Оплата на сайте от физлица требует чека, форма оплаты значения не имеет.
• Варианты: облачная касса, своя касса с интеграцией или чеки через платёжный сервис.
• В чек передаётся состав заказа по позициям, не одна строка.
• Предоплата и передача товара это два чека, возврат третий.
• Самозанятые кассу не применяют, но чек из «Мой налог» обязателен.